A HELIA-D KFT. BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER ELJÁRÁSI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

_______________________________________________________________

A HELIA-D Kft.

belső visszaélés-bejelentési rendszer

eljárási és adatkezelési szabályzata

____________________________________________________________________

Budapest, 2023. november 30.

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés
2. A bejelentéssel kapcsolatos eljárásra jogosultak
3. A bejelentők védelme
4. A bejelentővédelmi ügyvéd
5. Bejelentés módja
6. a bejelentés jogszerűsége
7. Bejelentés kivizsgálása
8. Intézkedés
9. Adatkezeléssel kapcsolatos tájékoztatás

I. Bevezetés

1.1. Ezen szabályzat a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: „Panasztörvény”) rendelkezései szerint meghatározza a HELIA-D Kft. (a továbbiakban: „Társaság”) által üzemeltetett belső visszaélés-bejelentési rendszer (továbbiakban: „Bejelentési rendszer”) használatára és működésének feltételeire vonatkozó szabályokat.

1.2. A Bejelentési rendszer célja minden olyan jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre, mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ bejelentésének lehetővé tétele, amely a Panasztörvényben meghatározott jogszabályba, vagy a Társaság által kiadott bármely szabályzatba ütközik. A Bejelentési rendszer elősegíti a vállalati kultúra, munkavállalók munkahelyi moráljának és közérzetének erősítését, valamint a Társaság jó hírnevének megőrzését a tisztességes és átlátható üzleti működés érdekében.

1.3. A Bejelentési rendszer a Panasztörvény szerinti panaszok (azaz egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányuló, állami szervek és a helyi önkormányzati szervek hatálya alá tartozó kérelmek – vagy közérdekű bejelentések – azaz olyan körülményre történő felhívás, vagy javaslat, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja) fogadására és kivizsgálására nem alkalmazható.

 1.4. A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Társaság tisztségviselőire, valamint valamennyi foglalkoztatottjára, továbbá mindazokra, akik ezen Szabályzat 3.1. pontja alapján a Társaság működése során tapasztalt visszaélések bejelentésére jogosultak.

 II. Fogalommeghatározások

 2.1.Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

 2.2. Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.

2.3. Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

2.4. Visszaélés: minden olyan jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény, mulasztás, illetve egyéb visszaélés, amely jogszabályba, a Társaság szakmai vagy etikai szabályzatába, vagy bármely egyéb normába ütközik, így például:

1. Munkavédelmi szabálysértés
2. Munkahelyi megtorlás, megfélemlítés
3. Munkahelyi visszaélés
4. Megvesztegetés, korrupció
5. Zaklatás, fenyegetés
6. Diszkrimináció
7. Versenytilalmi záradék megsértése
8. Csalás
9. Pénzmosás
10. Tisztességtelen verseny
11. Bennfentes kereskedelem
12. Üzleti titok megsértése
13. Be nem jelentett foglalkoztatás
14. Környezetvédelmi szabálysértés
15. Lelkiismereti, vagy gyülekezési szabadság megsértése.

III. A bejelentéssel kapcsolatos eljárásra jogosultak

 3.1. A Bejelentési rendszerbe az alábbi személyek tehetnek bejelentést:

1. a Társaság által foglalkoztatott személy,
2. az a foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
3. a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
4. az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll,
5. a Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
6. a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
7. a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
8. a Társasággal a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
9. az a személy, akinek a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.

3.2. A függetlenség, összeférhetetlenség és pártatlanság biztosítása érdekében a Bejelentési rendszer működtetése a Társaság szervezetén kívül, kiszervezés keretében történik bejelentővédelmi ügyvéd. A bejelentővédelmi ügyvéd feladatait a Kovács Réti Szegheő Ügyvédi Iroda (1121 Budapest, Zugligeti út 41.) látja el.

IV. A bejelentők védelme

4.1. A Társaság számára a bejelentők védelme kiemelten fontos, ezért a Társaság biztosítja, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrányos megkülönböztetés, egyéb negatív megítélés vagy másfajta tisztességtelen bánásmód nem érheti. A bejelentőt akkor sem érheti hátrány, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés a vizsgálat során megalapozatlannak bizonyul.

4.2. Minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés, amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor, és amelyet a 2.1. pontban meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

4.3. Hátrányos intézkedésnek minősül a bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen

1. a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések,
2. a lefokozás vagy az előléptetés megtagadása,
3. a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása,
4. a képzés megtagadása,
5. a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia,
6. fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció alkalmazása,
7. a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés,
8. a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód,
9. a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják,
10. egy határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése,
11. a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is,
12. az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet,
13. az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása,
14. az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása,
15. az engedély visszavonása.

4.4. A 4.3. pont szerinti hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során – ha a bejelentő a bejelentés megtétele jogszerűségét bizonyítja – vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.

4.5. Minden, a bejelentő tulajdonában álló jogalany vagy a bejelentővel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban vagy más, szerződéses jogviszonyban álló jogalany sérelmére hozott, 4.3. pont szerinti hátrányos intézkedés, amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne. Az ezen pontban meghatározott személy vonatkozásában a 4.6. pontban rögzítettek megfelelően alkalmazandóak.

4.6.A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.

4.7. Jogszerű bejelentés esetén a bejelentőt nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el.

4.8. A bejelentő a bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.

4.9. Az ezen alcím szerinti védelemben részesül az, aki

1. a jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére segítséget nyújt a bejelentés megtétele során,
2. a jogszerű bejelentést tevő bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy – így különösen a bejelentő munkatársa vagy családtagja –, akit a 4.3. pont szerinti hátrányos intézkedés érhet.

4.10. A védelem megilleti azt a bejelentőt is, aki személyazonosságának felfedése nélkül tesz jogszerű bejelentést és későbbi azonosítását követően vele szemben hátrányos intézkedést tesznek meg, illetve esetében a 4.6.-4.8. pontban foglaltak alkalmazására kerül sor.

4.11. Nem illeti meg védelem – a 4.12 pontban meghatározott kivétellel – a bejelentőt, ha

1. bejelentésével a minősített adatok védelmére vonatkozó szabályokat megszegi,
2. a bejelentés megtétele során törvényben meghatározott, az orvosi titokra, az ügyvédi titokra vonatkozó titoktartási kötelezettségének nem tesz eleget,
3. a bejelentés megtétele során az egyházi személy és a vallási egyesület vallásos szertartást hivatásszerűen végző tagjaként a hivatásánál fogva rá irányadó titoktartási kötelezettségének nem tesz eleget,
4. a bejelentés megtétele során a bírói ítélkezéssel kapcsolatban a törvény által védett titok védelmére vonatkozó szabályokat megszegi,
5. bejelentésével a büntetőeljárási szabályok szerinti adatkezelési szabályokat megszegi, vagy
6. a rendvédelmi szervek, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat, illetve a Nemzeti Adó- és Vámhivatal állományának a tagjaként a bejelentésével az e szervek tevékenységére vonatkozó, jogszabályban meghatározott szabályokat megszegi.

4.12. Az állam a bejelentő részére a jogi segítségnyújtásról szóló 2003. évi LXXX. törvényben meghatározott támogatásokat biztosítja az ott meghatározott feltételek szerint. Ennek keretében a bejelentő számára tájékoztatást és tanácsadást kell nyújtani a bejelentők rendelkezésére álló eljárásokról és jogorvoslati lehetőségekről, a bejelentők védelmével összefüggő, a Panasztörvény szerinti szabályokról, a bejelentők Panasztörvény szerinti jogairól és kötelezettségeiről.

4.13. A rosszindulatú, rosszhiszemű bejelentésekkel szemben a Társaság határozottan fellép, amelynek munkajogi, polgárjogi, vagy akár büntetőjogi konzekvenciái is lehetnek. Ezen esetekben a vizsgálatot folytató személy köteles – anonim bejelentés esetén is – a Társaságot tájékoztatni. Nem minősül azonban rosszindulatú bejelentésnek az olyan bejelentés, amelynek vizsgálata során derül ki, hogy visszaélés nem történt, de amelyről a bejelentő okkal feltételezhette, hogy a bejelentés időpontjában valós.

V. A Bejelentési rendszer működtetője

5.1. A Társaság Bejelentési rendszer működtetésére, valamint a Társaság tevékenységével összefüggő bejelentések fogadásával és kezelésével kapcsolatos feladatok ellátására ügyvéddel megbízási szerződést köt bejelentővédelmi ügyvédi tevékenység folytatására. A megbízási szerződés nem köthető olyan bejelentővédelmi ügyvéddel, amellyel a Társaság más megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban áll, vagy amellyel a megbízási szerződés megkötését megelőző öt évben ilyen jogviszonyban állt. (A továbbiakban: „Bejelentési rendszer működtetője”.)

5.2. A Bejelentési rendszer működtetője e tevékenységével összefüggésben javadalmazást vagy más előnyt a Társaság kivételével mástól nem kérhet és nem fogadhat el.

5.3. A Bejelentési rendszer működtetőjének feladatai:

1. fogadja a Társaság tevékenységével összefüggő bejelentéseket,

1. kapcsolatot tart a bejelentővel, tőle a bejelentés kivizsgálása érdekében szükség esetén tájékoztatást, felvilágosítást kérhet,
2. a Társaság rendelkezése szerint közreműködik a bejelentés alapján indult vizsgálat lefolytatásában, és
3. írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentéssel kapcsolatos eseményekről, különösen a bejelentés alapján indult vizsgálat eredményéről, a Társaság által megtett intézkedéséről vagy a vizsgálat lefolytatásának elutasításáról.

5.4. A Bejelentési rendszer működtetője az 5.3. pontban meghatározott feladatokon túl jogi tanácsadást nyújt a bejelentőnek a bejelentés megtételével kapcsolatban.

5.5. A Bejelentési rendszer működtetője az ilyen minőségében kapott bejelentéseket és azok iratanyagát köteles más tevékenységétől elkülönítve kezelni és nyilvántartani.

 VI. Bejelentés módja

6.1. A bejelentés során szükséges megadni a bejelentésben érintett, magatartásában kifogásolt személyek és szervezetek nevét, az eset részletes leírását és az eset kapcsán felmerült valamennyi lényeges információt, így például dátumokat, időpontokat, helyszíneket, dokumentumokat, megsértett szabályokat, neveket, tevékenységeket stb. A Bejelentési rendszer lehetővé teszi Microsoft Office-fájlok, videók, képek és PDF-ek feltöltését is. Amennyiben a bejelentő névtelen kíván maradni, úgy személyes azonosító adatai megadását mellőzheti, de névtelen bejelentés esetén a bejelentés vizsgálata mellőzhető. Névtelen bejelentés esetén a Társaság az eset összes körülményeit mérlegelve dönthet úgy, hogy a vizsgálatot mégis elrendeli.

6.2. A bejelentés megtételére magyar és angol nyelven, írásban vagy szóban kerülhet sor:

1. írásban:
   1. online felületen: a bejelentes.alex.hu alatti linkre történő kattintással regisztrációt követően az itt elérhető nyomtatvány kitöltésével,
   2. e-mailen: a bejelentes@alex.hu e-mail címre küldött levél útján, vagy
   3. postai úton a 1121 Budapest, Zugligeti út 41. címre küldött levélküldemény útján.
2. szóban:
   1. személyesen a bejelentővédelmi ügyvéddel a +36-1-275-2785 telefonszámon előre egyeztetett időpontban a 1121 Budapest, Zugligeti út 41. szám alatti irodában.

6.3. Minden egyes Bejelentés egyedi azonosítószámot kap. A Bejelentési rendszer működtetője ezen azonosítószámhoz rendelten nyilvántartja, naplózza a Bejelentés beérkezésének dátumát, a panasz jellegét, a panasz kivizsgálására kijelölt személyeket, az esetleges bizonyítékokat, a vizsgálat lezárását és az esetlegesen megtett intézkedéseket, az intézkedések időpontjával együtt. Ezt a nyilvántartást a 8.3. pontban meghatározott személy számára hozzáférhetővé teszi. Szükség esetén a bizalmas információkat, amelyek nyilvánosságra hozatala jogszabályba ütközik, a megosztás előtt törölni kell a nyilvántartásból, de a törlés okát írásban rögzíteni kell.

6.4. Ha a Bejelentő személyesen teszi meg a bejelentését, a Bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentéstől számított 7 (hét) napon belül a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

6.5. A Bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

6.6. Szóbeli bejelentés esetén a Bejelentési rendszer működtetője a bejelentő figyelmét felhívja a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a Bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy a Bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a Bejelentés kivizsgálás valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

6.7. A bejelentésre anonim módon, a bejelentő személyazonosságának megadása nélkül is sor kerülhet, azonban ha a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg, a bejelentés kivizsgálása mellőzhető. Amennyiben anonim bejelentést tesz, javasolt azt inkognitó módban megtenni.

6.8. A Bejelentési rendszer működtetője írásbeli bejelentés esetén a bejelentés kézhezvételétől számított 7 (hét) napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára, amelynek keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt az irányadó eljárási és adatkezelési szabályokról.

VII. a bejelentés jogszerűsége

 7.1. A bejelentés megtétele akkor jogszerű, ha

1. a bejelentő a bejelentését a Bejelentési rendszeren keresztül ezen szabályzatban és a Panasztörvényben meghatározott szabályok szerint tette meg,
2. a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte – ideértve azt is, aki esetében a jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött –, és
3. a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.

7.2. A bejelentés akkor is jogszerű, ha a bejelentő a bejelentését nyilvánosságra hozza, és a 7.1. b)-c) alpontjai szerinti feltételek teljesülése mellett

1. a belső visszaélés-bejelentési rendszerben történő bejelentést követően elkülönített visszaélés-bejelentési rendszert is igénybe vett, vagy közvetlenül elkülönített visszaélés-bejelentési rendszert vett igénybe, de a visszaélés-bejelentési rendszer működtetője, illetve az eljárásra jogosult szerv a szükséges intézkedéseket határidőben nem tette meg,
2. a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülmény nyilvánvaló módon veszélyezteti a közérdeket – így különösen, ha visszafordíthatatlan kár bekövetkezésének kockázata áll fenn – vagy
3. a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy az elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer igénybevétele esetén a bejelentéssel érintett körülmény sajátos jellegzetességei miatt fennáll annak a nyilvánvaló lehetősége, hogy a bejelentővel szemben a hátrányos intézkedést tesznek meg, vagy a bejelentésben foglaltak érdemi elintézésére nem kerül sor.

7.3. Jogszerűen megtett bejelentésnek minősül az is, ha a bejelentő a bejelentését a feladat- és hatáskörrel rendelkező európai uniós intézményeknél, szerveknél, hivataloknál vagy ügynökségeknél teszi meg, és a 7.1. b)-c) alpontjai szerinti feltételek teljesülnek.

VIII. Bejelentés kivizsgálása

8.1. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentőt tájékoztatni kell a rosszhiszemű bejelentés következményeiről, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokról és arról, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik. A szóbeli bejelentésről jegyzőkönyvet kell felvenni a 6.3-6.4. pontban foglaltak szerint.

8.2. A Bejelentési rendszer működtetője írásbeli bejelentés esetén a bejelentés kézhezvételétől számított 7 (hét) napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára, amelynek keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt az irányadó eljárási és adatkezelési szabályokról.

8.3. A Bejelentési rendszer működtetője a bejelentést a kivizsgálásban a Társaság részéről független és pártatlan személyként eljáró HR Generalista részére, ha pedig a bejelentés egyértelműen az ő érintettségét veti fel, úgy a Kereskedelmi Osztály vezetője részére a bejelentés megtételét követő 7 (hét) napon belül továbbítja, de a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében csupán a bejelentésnek a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot nem tartalmazó kivonatát küldi meg, kivéve, ha a bejelentő előzetesen, írásban hozzájárult személyes adatai továbbításához.

8.4. A 8.3. pontban meghatározott személy a megküldött információk alapján mérlegeli, hogy a kivizsgálást saját hatáskörben folytatja-e le, avagy speciális szakértelmet igénylő kérdés esetén a Bejelentési rendszer működtetőjének közreműködésével.

8.5. Ha a bejelentés a Társaság vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze, a Bejelentési rendszer működtetője a Társaság felügyelőbizottságát, könyvvizsgálóját, legfőbb döntéshozó szervét vagy a tulajdonosi jogok gyakorlóját köteles a bejelentésről haladéktalanul értesíteni.

8.6. A bejelentésben foglaltakat a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kell kivizsgálni. Ezen határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű, a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól történő tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentés kivizsgálásának a határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 (három) hónapot.

8.7. A vizsgálatot a Bejelentési rendszer működtetője folytatja le, azzal, hogy a Társaság bevonására csak a legszükségesebb mértékben kerül sor. A bejelentés kivizsgálása során a Bejelentési rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt. Amennyiben a Bejelentő a vizsgálat lefolytatásához szükséges tényeket, adatokat, információkat, stb. a Bejelentési rendszer működtetőjének írásbeli felhívására sem, vagy továbbra is hiányosan adja meg, úgy a legszükségesebb információk hiányában a vizsgálat nem folytatható le, és a kivizsgálás eredménytelenül lezárásra kerül, amelyről a Bejelentési rendszer működtetője a Bejelentőt, illetve a 8.3. pontban meghatározott szervezeti egységet is tájékoztatja.

8.8. A bejelentés kivizsgálása során elsősorban a bejelentő által előadottakat és az általa rendelkezésre bocsátott bizonyítékokat kell értékelni. Szükség esetén a Bejelentési rendszer működtetője meghallgathatja a bejelentéssel érintett személyeket, illetve tanukat, akik a nyilatkozattételre nem kötelezhetők. A Bejelentési rendszer működtetője a kivizsgáláshoz esetlegesen szükséges, a Társaság rendelkezésére álló iratokat, bizonyítékokat a 8.3. pontban meghatározott szervezeti egységtől beszerzi, amelyek az ilyen megkeresést teljesíteni kötelesek.

8.9. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Ezen rendelkezés arra a személyre is alkalmazandó, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.

8.10A Bejelentési rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról jelentést készít, amelyben rögzíti a bejelentésben foglalt tényeket, az azokat alátámasztó bizonyítékokat (okiratok, üzenetváltások, tanúvallomások, stb.), értékeli a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, minősíti a visszaélés jellegét, javaslatot tesz a visszaélés orvoslására alkalmas intézkedésekre. A jelentést a 8.6. pontban meghatározott határidőn belül megküldi a 8.3. pontban meghatározott szervezeti egység részére további döntéshozatal céljából.

8.11. A Társaság a bejelentés kivizsgálása alapján készült jelentést kiértékeli és dönt azon intézkedések megtételéről, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

8.12. A Társaság biztosítja az eljárás tisztességes, független, pártatlan lebonyolítását, továbbá, hogy a bejelentő és a bejelentésben érintettek korrekt bánásmódban részesüljenek.

8.13. A lezárt vizsgálatról és annak eredményéről, a meghozott döntésről, illetve a szükséges intézkedésekről a bejelentővédelmi ügyvéd, illetve a 8.3. pontban meghatározott személyek a Társaság ügyvezetőjét tájékoztatják.

8.14. A bejelentés vizsgálata mellőzhető, ha

1. a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
2. a bejelentést nem a szabályzat 3.1. pontjában meghatározott személy tette meg,
3. a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
4. a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

 IX. Intézkedés

9.1. A Bejelentési rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja.

9.2. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedik a feljelentés megtételéről.

9.3. Amennyiben a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a Társaság belső szabályzatait vagy a munkaviszonyra vonatkozó szabályokat, úgy a Társaság, mint munkáltató az érintett munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat, illetve az érintettel fennálló egyéb jogviszonyt megszüntetheti.

9.4. Amennyiben a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást a Bejelentési rendszer működtetője lezárja.

 X. Adatkezeléssel kapcsolatos tájékoztatás

 10.1. A Bejelentési rendszer keretei között

1. a bejelentőnek,
2. annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
3. annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,

a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak.

10.2. A Bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell a Szabályzat 10.1. pontja hatálya alá nem tartozó személyes adatokat.

10.3. A Bejelentési rendszer keretei között kezelt személyes adatok kezelése során a személyes adatok csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához az érintett hozzájárult. A személyes adatok az érintett hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

10.4. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

1. ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
2. alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

10.5. Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

10.6. A Bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, a Panasztörvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

10.7.A Bejelentési rendszer úgy került kialakításra, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatai az erre jogosultakon kívül más számára nem ismerhető meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

10.8. Ezen szabályzat 8.9. pontjában rögzített rendelkezés arra a személyre is alkalmazandó, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.

10.9. Ha a foglalkoztató a munkavállalóira a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében meghatározott feltételekkel[1] a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezek megsértése a Bejelentési rendszerben bejelenthető.

10.10. Az ezen alcím szerinti kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi.

10.11. Az ezen alcím szerinti kötelezettségek megsértése esetén a foglalkoztatást elősegítő szolgáltatásokról és támogatásokról, valamint a foglalkoztatás felügyeletéről szóló 2020. évi CXXXV. törvény szerinti rendelkezések irányadóak azzal az eltéréssel, hogy bírság és tevékenység végzésétől történő eltiltás nem alkalmazható.

Ezen Szabályzat, valamint az abban foglalt rendelkezések a közzététel napjával lépnek hatályba, és határozatlan ideig hatályosak. A Szabályzat módosításai azok közzététele napjától hatályosak.

[1] Mt. 9. § (2) A munkavállaló személyiségi joga akkor korlátozható, ha a korlátozás a munkaviszony rendeltetésével közvetlenül összefüggő okból feltétlenül szükséges és a cél elérésével arányos. A személyiségi jog korlátozásának módjáról, feltételeiről és várható tartamáról, továbbá szükségességét és arányosságát alátámasztó körülményekről a munkavállalót előzetesen írásban tájékoztatni kell.